A közgyűlések hatékonyságának két alapvető feltétele van, az egyik a megfelelően kiküldött közgyűlési meghívó, a másik pedig a gyakorlott levezető elnök. A közgyűlési meghívó, amennyiben minden információt tartalmaz, a hatékony döntést segíti elő, a levezető elnök pedig a szavazás előtti egyeztetésekben, és a határozat lezárásában segít.

Közös képviseletünk a meghívókban külön figyelmet fordít tesz a napirendi pontok ismertetésére, amelyből a tulajdonosok, megismerhetik az előzményeket, a folyamatban lévő ügyeket, és a közös képviselet megoldási javaslatát. Így már eleve tájékozottan és felkészülten érkezhetnek az eseményre, ami nagyban elősegíti a sikeres megbeszéléseket, a döntéseket.